第一、确定会议主题；
第二、确定会议具体内容；
第三、确定参会人员；
第四、确定会议时间；
第五、确定会议地点；
第六、下发会议通知；
第七、会前准备；
第八、召开会议；
第九、结束会议；
定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。法律依据：《中华人民共和国公司法》第二十二条
公司股东会或者股东大会、董事会的决议内容违反法律、行政法规的无效。
股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。
股东依照前款规定提起诉讼的，人民法院可以应公司的请求，要求股东提供相应担保。
公司根据股东会或者股东大会、董事会决议已办理变更登记的，人民法院宣告该决议无效或者撤销该决议后，公司应当向公司登记机关申请撤销变更登记。
